Business Central mit KI: Aufträge und Rechnungen effizienter bearbeiten

Business Central 2026: Wie Copilot und KI-Agenten ERP-Prozesse automatisieren

Kurz erklärt

Microsoft Dynamics 365 Business Central 2026 erweitert die integrierten KI-Funktionen um verbesserte Copilot-Funktionen und spezialisierte KI-Agenten. Der Sales Order Agent und der Payables Agent unterstützen unter anderem bei der Bearbeitung von Bestellungen und Eingangsrechnungen. Mittelständische Dienstleistungsunternehmen können damit standardisierte Aufgaben schneller vorbereiten, während die fachliche Kontrolle bei den zuständigen Mitarbeitern bleibt.

Was sind KI-Agenten in Microsoft Dynamics 365 Business Central?

KI-Agenten in Business Central sind spezialisierte digitale Assistenten, die bestimmte Aufgaben innerhalb eines ERP-Prozesses bearbeiten können. Anders als ein klassischer Chat-Assistent beantworten sie nicht nur Fragen, sondern können definierte Arbeitsschritte vorbereiten und zur menschlichen Prüfung bereitstellen.

Microsoft unterscheidet dabei zwischen:

• Copilot, der Anwender beim Suchen, Analysieren, Zusammenfassen und Erstellen von Vorschlägen unterstützt
• KI-Agenten, die auf bestimmte Geschäftsprozesse wie Auftragserfassung, Kreditorenbuchhaltung oder Reisekosten ausgerichtet sind

Nach Angaben von Microsoft stehen Copilot und Agents ausschließlich Kunden von Business Central Online zur Verfügung. [learn.microsoft.com]

Für mittelständische Unternehmen ist diese Entwicklung besonders relevant. Statt ERP-Prozesse vollständig neu zu organisieren, können einzelne wiederkehrende Tätigkeiten schrittweise automatisiert werden.

Welche KI-Neuerungen bringt Business Central 2026?

Die Business Central Release Wave 1 2026 umfasst Funktionen, die Microsoft für den Zeitraum von April bis September 2026 vorgesehen hat. Zu den veröffentlichten Neuerungen gehören unter anderem:

• eine zentrale Aufgabenansicht für verschiedene KI-Agenten
• die direkte Überprüfung agentengenerierter Inhalte auf Business-Central-Seiten
• mehrere Sales Order Agents innerhalb eines Unternehmens
• eine verbesserte Artikelzuordnung bei eingehenden Bestellungen
• die schnellere Verarbeitung bekannter Absender im Payables Agent
• erweiterte Möglichkeiten für den kontrollierten Zugriff von KI-Anwendungen auf Business-Central-Daten [learn.microsoft.com]

Die zentrale Aufgabenansicht und die Möglichkeit, von Agents erzeugte Inhalte direkt auf den betreffenden Seiten zu prüfen, werden von Microsoft seit dem 1. April 2026 als allgemein verfügbar geführt. Die Erweiterungen für mehrere Sales Order Agents folgten am 8. Juli 2026. Die Verarbeitung bekannter Absender im Payables Agent ist mit dem 7. August 2026 angegeben. [learn.microsoft.com]

Unternehmen sollten den tatsächlichen Funktionsstand vor einer Einführung mandantenbezogen prüfen. Microsoft weist darauf hin, dass sich angekündigte Termine ändern können und geplante Funktionen möglicherweise nicht veröffentlicht werden. [learn.microsoft.com]

Was kann der Sales Order Agent?

Der Sales Order Agent unterstützt Unternehmen bei der Bearbeitung eingehender Bestellungen. Er ist besonders für Prozesse interessant, bei denen Kunden ihre Bestellungen oder Anforderungen regelmäßig per E-Mail übermitteln.

Mit den Erweiterungen der Release Wave 1 2026 können mehrere Sales Order Agents pro Unternehmen eingesetzt werden. Microsoft nennt außerdem eine intelligentere Artikelzuordnung, eine Relevanzfilterung und eine vereinfachte Einrichtung. [learn.microsoft.com]

Mögliche Vorteile in der Auftragsbearbeitung

• Eingehende Bestellungen können strukturierter vorbereitet werden.
• Informationen aus Kundenanfragen müssen seltener manuell übertragen werden.
• Standardisierte Vorgänge lassen sich schneller einer weiteren Prüfung zuführen.
• Mitarbeiter können sich stärker auf Ausnahmen und Kundenkommunikation konzentrieren.
• Unterschiedliche Geschäftsbereiche können über getrennte Agentenprozesse abgebildet werden.

Gerade bei wiederkehrenden Aufträgen kann eine solche Unterstützung sinnvoll sein. Voraussetzung ist, dass Artikel, Leistungen, Kundeninformationen und Zuordnungsregeln ausreichend gepflegt sind.

Was kann der Payables Agent?

Der Payables Agent unterstützt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Microsoft beschreibt einen Ablauf, bei dem der Agent Rechnungen liest, Kreditoren und Konten abgleicht und Rechnungsentwürfe unter menschlicher Aufsicht zur Genehmigung vorbereitet. [learn.microsoft.com]

Seit dem 7. August 2026 führt Microsoft zudem die Funktion „Known Senders“ als allgemein verfügbar. Bereits bekannte Absender können damit im vorgesehenen Prozess schneller berücksichtigt werden. [learn.microsoft.com]

Nutzen für die Kreditorenbuchhaltung

• Reduzierung manueller Erfassungs- und Zuordnungsaufgaben
• strukturiertere Vorbereitung eingehender Rechnungen
• schnellere Erkennung wiederkehrender Lieferanten
• gezieltere Bearbeitung von Ausnahmen
• bessere Übersicht über vorbereitete Agentenaufgaben

Der Payables Agent ersetzt jedoch weder die inhaltliche Rechnungsprüfung noch klar definierte Freigabeverfahren. Zuständigkeiten und Kontrollen bleiben wesentliche Bestandteile des Prozesses.

Vorteile für mittelständische Dienstleistungsunternehmen

Gebäudereinigung

Wiederkehrende Materialbestellungen, objektbezogene Leistungen und Lieferantenrechnungen können strukturierter vorbereitet werden.

Sicherheitsdienste

Standardisierte Leistungsanfragen, Materialanforderungen oder wiederkehrende Beschaffungsvorgänge können in geeigneten Szenarien schneller erfasst werden.

Personaldienstleistung und Zeitarbeit

Die Entlastung administrativer Bereiche kann dazu beitragen, dass mehr Zeit für Disposition, Kundenbetreuung und die Bearbeitung von Sonderfällen bleibt.

Weitere personalintensive Dienstleistungen

Unternehmen mit hohem Vorgangsvolumen profitieren besonders, wenn ihre Prozesse standardisiert und die erforderlichen Stammdaten zuverlässig gepflegt sind.

Auswirkungen auf Prozesse und Mitarbeiter

Prozesse

Standardfälle können schneller und einheitlicher vorbereitet werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen klar festlegen, wann ein Mensch den Vorgang prüft oder übernimmt.

Mitarbeiter

Beschäftigte werden von wiederkehrenden Erfassungs- und Zuordnungsaufgaben entlastet. Dafür gewinnen die Prüfung von KI-Ergebnissen und der professionelle Umgang mit Ausnahmen an Bedeutung.

Kundenservice

Eine frühere und strukturiertere Vorbereitung eingehender Bestellungen kann kurze Bearbeitungswege unterstützen. Der tatsächliche Effekt hängt von der Prozessgestaltung und der Systemkonfiguration ab.

Wirtschaftlichkeit

Automatisierung ist besonders dort sinnvoll, wo viele ähnliche Vorgänge auftreten. Vor einer Einführung sollten Unternehmen Vorgangsmenge, manuellen Aufwand, Fehlerquellen und notwendigen Kontrollaufwand erfassen.

Unternehmensführung

Eine zentrale Agentenübersicht kann mehr Transparenz über automatisiert vorbereitete Vorgänge schaffen. Fachliche Verantwortung und Freigaben bleiben dennoch im Unternehmen.

Voraussetzungen für den Einsatz von Copilot und Agents

Unternehmen sollten vor dem Einsatz folgende Voraussetzungen prüfen:

• Nutzung von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online
• geeigneter Versions- und Funktionsstand
• aktuelle und vollständige Stammdaten
• definierte Benutzer-, Agenten- und Freigabeberechtigungen
• klare Regeln für menschliche Prüfungen
• Kompatibilität mit Erweiterungen und Branchenlösungen
• Prüfung der Lizenz- und Verbrauchsbedingungen
• Datenschutz- und Governance-Vorgaben
• Schulung der beteiligten Mitarbeiter

Besonders wichtig ist ein kontrollierter Einstieg. Ein klar abgegrenzter Prozess liefert meist bessere Erkenntnisse als ein umfassendes KI-Projekt ohne messbare Ziele.

Wie sollten Unternehmen starten?

Für den Einstieg empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:

1. Einen häufigen und weitgehend standardisierten Prozess auswählen.
2. Manuellen Aufwand und typische Fehlerquellen dokumentieren.
3. Stammdaten und Berechtigungen prüfen.
4. Den Prozess zunächst in einer geeigneten Testumgebung untersuchen.
5. Prüfschritte und Verantwortlichkeiten festlegen.
6. Nutzen und Qualität anhand konkreter Kriterien bewerten.
7. Erst danach weitere Prozesse einbeziehen.

Die BSS Ost GmbH unterstützt Unternehmen bei dieser Bewertung. Dabei stehen nicht möglichst viele KI-Funktionen im Vordergrund, sondern der konkrete Nutzen im Tagesgeschäft.

Fazit: KI im ERP benötigt einen klaren Praxisbezug

Microsoft entwickelt Business Central zunehmend zu einer KI-gestützten ERP-Plattform. Insbesondere der Sales Order Agent und der Payables Agent zeigen, wie sich wiederkehrende Aufgaben direkt innerhalb betrieblicher Prozesse vorbereiten lassen.

Für Dienstleistungsunternehmen entsteht daraus eine realistische Chance, administrative Bereiche zu entlasten. Voraussetzung sind geeignete Prozesse, zuverlässige Daten, klare Kontrollen und eine Einführung, die sich am tatsächlichen Geschäftsbedarf orientiert.

Aus der Praxis für die Praxis: Die BSS Ost GmbH analysiert gemeinsam mit Ihnen, welche Copilot- und Agent-Funktionen zu Ihren Abläufen, Ihrer Branchenlösung und Ihrer Business-Central-Umgebung passen.