Artikel Digitalisierung als Prozess bei der 2M-Gruppe
23.09.2025
Der Artikel zeigt, wie Digitalisierung im Mittelstand gelingen kann: Mit strategischer Planung, passenden Partnern, branchenspezifischer Software wie BSS.CLEAN und einer offenen Kommunikation. Die BSS Ost GmbH und ihre Lösungen spielen dabei eine zentrale Rolle für die Prozessoptimierung und Zukunftsfähigkeit von Gebäudedienstleistern.
BSS.CLEAN ist das zentrale ERP-System der 2M-Gruppe, in dem alle kaufmännischen Stammdaten verwaltet werden. Es verbindet sich über API-Schnittstellen mit weiteren digitalen Tools (z. B. Zeiterfassung, Geräteverwaltung, Reinigungskontrollen) und ermöglicht so einen intelligenten, automatisierten Datenaustausch. Damit bildet BSS.CLEAN das digitale Rückgrat für effiziente und vernetzte Prozesse im Gebäudedienstleistungsunternehmen.
Auszug aus dem Artikel:
Die 2M Gruppe GmbH begann vor sechs Jahren, ihre Prozesse zu digitalisieren. In einem ersten Schritt mit Einführung der elektronischen Zeiterfassung. Das schien nur folgerichtig. „Die manuelle Übertragung von Stundenzetteln kostete uns rund 270 Stunden pro Monat, ganz zu schweigen von Übertragungsfehlern durch unleserliche Handschriften,“ so Oliver Majowski. Schnell zeigten sich allerdings die ersten unerwarteten Hürden. „Einige Mitarbeitende lehnten die Nutzung ihrer privaten Smartphones aus Sorge vor Überwachung ab“, so Jessica Majowski. Die Lösung: die Geschäftsführung beschaffte einige hundert Mobilfunkgeräte, richtete sie persönlich ein und wies die Beschäftigten dann teilweise auch in den Gebrauch der Zeiterfassung ein.
Jessica und Oliver Majowski leiten den Familienbetrieb als Doppelspitze. Der Gebäudereinigermeister ist für die technischen Bereiche zuständig, Jessica Majowski leitet den kaufmännischen Part. Mit inzwischen weit über 500 Mitarbeitende erwirtschaften sie über 20 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Sie arbeiten dabei vorwiegend für die öffentliche Hand in einem hart umkämpften Markt rund um Potsdam, Brandenburg und Berlin. Um sich darin behaupten zu können, legen sie gesteigerten Wert auf Qualitätsstandards - ihr Unternehmen ist nach DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001, dem RAL-Gütezeichen GZ 902 sowie EMAS zertifiziert - und gingen auch das Thema Digitalisierung strategisch früh an. Schon angesichts wachsender Personalengpässe in der Branche sehen sie hier den Schlüssel, das Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen und besonders in der Betriebsorganisation flexibler agieren zu können.
Als sich vor einigen Jahren zudem die Chance bot, die Einführung einer neuen zentralen Software über den europäischen Digitalisierungsfonds fördern zu lassen, klang das verlockend. „Die Förderung war attraktiv – aber der bürokratische Aufwand enorm. Ohne externen Berater wäre die Umsetzung nicht möglich gewesen“, so Oliver Majowski. Und auch der kam durch die bürokratischen Forderungen der Mittelgeber an seine Grenzen.
Nach sechs Jahren und mehrere Digitalisierungsschritten wissen beide, dass zum einen Vorleistung und eigene Ressourcen nötig sind, um den Prozess zu stemmen. Die Auswahl der richtigen Software erfordert zudem Zeit und die richtigen Partner. „Als reine Anwender konnten wir nicht jeden Punkt auf unserer Wunschliste allein umsetzen“, sagt Jessica Majowski. Man benötige auch die Perspektive der spezialisierten Dienstleister, die das Bild komplettieren. Digitalisierung sehen sie heute als partnerschaftliches Projekt, das Entwicklungszeit erfordert und von allen Mitarbeitern, vor allem auf der Anwenderebene, getragen werden muss.
Zentrale Steuerungslösungen
„Im besten Falle lassen sich digitale Prozesse Schritt für Schritt implementieren,“ meint auch Bernd Kutz, Geschäftsführer der BSS Ost GmbH. Bei großen Unternehmen mit eigenem Entwicklerabteilungen ist es eventuell machbar, mehrere Prozesse parallel zu digitalisieren, ihn quasi auf viele Schultern zu verteilen. Über diese Ressourcen verfügen mittelständische Betriebe in der Regel selten. „Man kann die Anwenderebene rasch überfordern, wenn zu viele Prozesse gleichzeitig eingebunden und umgesetzt werden müssen.“ Deswegen komme es hier auf den Ablauf und die Priorisierung an.
Hier können Sie weiterlesen:
